Sistem Informasi itu apa sih ?
Tema pada thread
kali ini akan membahas tentang apa itu Sistem Informasi dana pa yang dipelajari
oleh Departemen tersebut
Definisi
Sistem Informasi
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di
dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang
sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat
alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila
kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami
ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil
keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami
kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali
tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi
tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem
terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting
(vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective
business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi
yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru. Sebuah perusahaan
mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan
kegiatannya sehari-hari.
Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas
perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan
pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti
suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas
pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen
melaksanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan
data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer
untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana
lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan
status, dan sebagainya.
Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi
dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair
sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan
keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya
informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat
manajemen. Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum
dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted)
untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat
keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman,
model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
Konsep
Dasar Informasi
Terdapat beberapa definisi, antara lain :
- Data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang menerimanya.
- Sesuatu
yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat
ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh,
informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi
ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.
- Data
organized to help choose some current or future action or nonaction to
fullfill company goals (the choice is called business decision making).
Nilai Informasi Suatu informasi dikatakan bernilai bila
manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian
besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai
uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya
Sistem
Manusia/Mesin Berdasarkan Komputer
Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi
manajemen tanpa komputer, tetapi adalah kemampuan komputer yang membuat SIM
terwujud. Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem
informasi manajemen, tetapi adalah sejauh mana berbagai proses akan
dikomputerkan. Gagasan suatu sistem informasi/keputusan berdasarkan komputer
berarti automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa
sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik
dilakukan oleh mesin. Dalam sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin
membentuk sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui
serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah.
Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer
berarti bahwa para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai komputer
dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa
perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia
sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan.
Sistem
Terpadu dengan “Data Base”
Sebuah sistem terpadu berdasarkan pada anggapan bahwa harus
ada integrasi antara data dan pengolahan. Integrasi data dicapai melalui “data
base”. Pada sebuah sistem pengolahan informasi, “data base” terdiri dari semua
data yang dapat dijangkau oleh sistem. Pada SIM berdasarkan komputer, istilah
“data base” biasanya dipakai khusus untuk data yang dapat dijangkau secara langsung
oelh komputer. Manajemen sebuah “data base” adalah sebuah sistem perangkat
lunak komputer yang disebut sebagai sebuah sistem manajemen “data base”.
Sesuatu penerapan yang mamakai sebuah item (butir) data akan mengambil item
data yang sama, yang hanya sekali disimpan dan disediakan untuk semua
penerapan. Suatu peremajaan dari sebuah item data membuatnya sesuai untuk semua
pemakaian.
Pengolahan terpadu dicapai melalui sebuah perencanaan sistem
secara menyeluruh. Biasanya sistem dirancang sebagai suatu gabungan beberapa
subsistem dan bukan sebagai sebuah sistem tunggal. Perancangan sistem ini dapat
berupa sebuah komputer pusat besar, atau dapat pula merupakan sebuah jaringan
kerja beberapa komputer kecil. Gagasan pokoknya adalah paduan terencana dari
berbagai penerapan yang layak dan efektif.
Dukungan
Operasi
Kecenderungan dalam pengolahan transaksi pada sistem-sistem
mutakhir adalah menuju pengumpulan data secara “online” dan permintaan
informasi (inquiry) secara online pula. Kemampuan memperoleh informasi secara
online sangat besar peranannya dalam mendukung informasi. Ini berarti bahwa
setiap petugas yang berwenang dapat memperoleh jawaban langsung atas sesuatu
permintaan informasi seperti posisi terakhir perkiraan seorang pelanggan atau
sediaan yang ada untuk jenis barang tertentu.
Pemanfaatan
Manajemen dan Model Keputusan
Model-model pembantu keputusan ynag dipakai dalam sistem
dapat berupa model cerdas (intelligence model) untuk menemukan persoalan, model
keputusan (decision model) utnuk mengenali dan menganalisis penyelesaian yang
mungkin, dan berbagai model pilihan seperti model optimisasi (optimization
model) yang memberikan suatu penyelesaian optimal atau metode pemuas untuk
memutuskan atas sebuah penyelesaian yang memuaskan. Dengankata lain, diperlukan
berbagai ancanagan anlitis dan permodelan untuk memenuhi berbagai situsi yang
memerlukan keputusan.
A. Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat
berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan
informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk
masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.
Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan
dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi
memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik
yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang
strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola
organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas
organisasi. Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah
sebagai berikut:
- A.
Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan
akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem
informasi.
- Menjamin
tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem
informasi secara kritis.
- Mengembangkan
proses perencanaan yang efektif.
- Mengidentifikasi
kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
- Menetapkan
investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
- Mengantisipasi
dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan
teknologi baru.
- Memperbaiki
produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
- Organisasi
menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,
mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk
atau pelayanan mereka.
- Bank
menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat
berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
- Perusahaan
menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada
tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
- SIM
untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu
model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau
terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan
dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem
ini pengambil keputusan dianggap:
- Mengetahui
semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing
- Memiliki
metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat
urutan kepentingan semua alternatif.
- Memilih
alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan,
atau kegunaan.
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap
orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan
berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada
hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya
adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka
memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan
sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada
gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan
keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih
banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh
latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model
keputusan, dan sebagainya.
- SIM
Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah
saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan
operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari
pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan
frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil
operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan
pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan
tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya
terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan
pengendalian dan taktis berada di tengahnya.
- Sistem
Informasi Untuk Pengendalian Operasional Pengendalian operasional adalah
proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif
dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan
keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan
bisa diprogramkan.
Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari
:
- Proses
transaksi
- Proses
laporan
- Proses
pemeriksaan
Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan
keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :
- Suatu
transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen
transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang
ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus
diadakan.
- Suatu
pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu
posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk
memilih kandidat secara kasar.
- Laporan
rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang
diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan
laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis
pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.
- Sistem
Informasi Untuk Pengendalian Manajemen Informasi pengendalian manajemen
diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan
tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan
personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian
manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
1) Pekerjaan yang telah
direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2) Penyimpangan dari pekerjaan
yang telah direncanakan
3) Sebab penyimpangan
4) Analisis keputusan atau
arah tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua
elemen utama : (1) database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran,
standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa
data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.
Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian
manajemen adalah sebagai berikut :
1) Model perencanaan dan
anggaran
2) Program-program laporan
penyimpangan
3) Model-model analisis
masalah
4) Model-model keputusan
5) Model-model
pemeriksaan/pertanyaan
Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah
: rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisissituasi
masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.
- Sistem
Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategis
adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu
mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung
lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan,
sebagai contoh :
- Suatu
rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui
pesanan
- Suatu
toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk
mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam
suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini
memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa
dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa
jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :
- Prospek
ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
- Lingkungan
politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
- Kemampuan
dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya
(berdasarkan kebijakan dewasa ini).
- Proyeksi
kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan
sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
- Prospek
bagi industri di daerah lain.
- Kemampuan
saingan dan saham pasar mereka.
- Peluang
bagi karya usaha baru.
- Alternatif
strategi
- Proyeksi
kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.
Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak
bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian
operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan
yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya:
- Evaluasi
kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan
kebutuhan pengolahan operasional.
- Proyeksi
kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan
diproyeksikan ke masa mendatang
- Data
pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.
- SIM
Berdasarkan Fungsi Organisasi Sistem informasi manajemen dapat dianggap
sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang
dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan
aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan
dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan
beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional.
Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses
transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan
perencanaan strategis.
Selain itu masih banyak lagi pelajaran yang kita dapatkan
saat masuk ke jurusan Sistem Informasi dan pastinya sangat menarik , mau tau ? …..
COME
AND JOIN US TO INFORMATION SYSTEM